jueves, 3 de junio de 2010

CONCEPTO E IMPORTANCIA, PRINCIPIOS


ORGANIZACIÓN COMO FUNCION ADMINISTRATIVA
Organización es el proceso de coordinar personas y otros recursos para trabajar juntos a fin de lograr un objetivo. Siendo una de las funciones básicas de la administración, implica tanto la creación de una división del trabajo para realizar las tareas que de deberán de ejecutarse, como la coordinación de resultados para lograr un propósito común.
CONCEPTO ORGANIZACIÓN
El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición, correlación, y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social.
IMPORTANCIA
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
1.- Es de carácter continuo.
2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
3.- Suministrar los métodos para que se pueda desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.
PRINCIPIOS
Existen 9 principios que proporcionan la pauta para establecer una organización racional.
1. Del objetivo. Toda y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con objetivos y propósitos de la empresa.
2. Especialización. Este principio fue establecido por Adam Smith y afirma que el trabajo de una persona debe de limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad.
3. Jerarquía. Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e interrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4. Paridad de autoridad y responsabilidad. A cada grado de responsabilidad conferido, debe de corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.
5. Unidad de mando. Este principio establece que al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe de asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba ordenes de dos o más jefes solo ocasionará fugas de responsabilidad, confusión e ineficiencia
6. Difusión. Para maximizar las ventajas de la organización, las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7. Amplitud o tramo de control. Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben de reportar a un ejecutivo, de tal manera que este pueda realizar todas las funciones eficientemente.
8. De la coordinación. Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio.
9. Continuidad. Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere manejarse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

MÉTODOS DE PLANEACIÓN



MÉTODOS DE PLANEACIÓN

FODA

En el proceso estratégico se utiliza la matriz SWOT: strenghs (fuerzas), weaknesses (debilidades), opprtunities (oportunidades), threats (amenazas). En español, FODA es de uso corriente para facilitar su memorización.
Los elementos internos son las fuerzas (F) generadas y propias de la institución, y a su vez las debilidades (D) que por razones naturales cualquier organización tiene o se generan en razón del avance tecnológico y de administración de las demás empresas.
Los elementos externos: la competencia, sus fortalezas y estrategias, así como sus debilidades, junto con el desarrollo económico, social, tecnológico y las circunstancias políticas representan oportunidades (O) o amenazas (A).

EVALUACIÓN INTERNA

Las fuerzas son internas y requieren aprovecharse para avanzar.
Las debilidades son los problemas internos de eficacia y efectividad.


EVALUACIÓN EXTERNA (DEL ENTORNO)

Las oportunidades son elementos que existen en un momento dado, básicamente externos, que nos permiten avanzar hacia la visión estratégica.
Las amenazas son factores que pueden afectar el desarrollo de la estrategia o la competencia de la institución, como una crisis económica y/o política.

Estrategia maxi-maxi
Corresponde a las máximas fuerzas y máximas oportunidades, cuando es posible obtener ventajas de la combinación de ambos elementos.

Estrategia maxi-mini
Corresponde a la combinación de las máximas fuerzas con las mínimas amenazas.de esta combinación se obtienen ideas estratégicas para aprovechar las fuerzas y así disminuir las amenazas.

Estrategia mini-maxi
Corresponde a la búsqueda de estrategias minimizando las debilidades y maximizando las oportunidades. En esta situación, la empresa puede desarrollar algunas ideas-estratégicas para disminuir sus debilidades durante el plan récor, de forma que al final la empresa reduzca sus debilidades y empiece a aprovechar las oportunidades.

Estrategia mini-mini
Corresponde a debilidades con amenazas. En esta situación se deben de obtener algunas estrategias defensivas y marcar como prioridad la superación de las debilidades para que las amenazas, si se presentan disminuyan sus efectos durante el periodo.

PLANEACIÓN Y APLICACIÓN DE ÁREAS FUNCIONALES

Las áreas funcionales de una organización se constituyen para responsabilizarse de la unificación de actividades homogéneas que permiten la integración de equipos de trabajo que tienen como fin último el logro de objetivos, metas y estrategias propuestas en un plan.
ÁREA DE CONTABILIDAD, COSTOS Y PRESUPUESTOS
El presupuesto y el flujo de efectivo-
Resume las necesidades de efectivo que tendrá la empresa en el periodo planificado.
ÁREA DE MERCADO
-Plan Mercado-
Incluye un análisis minucioso de las ventas por productos vendidos y área territorial que se proyecta cubrir en el periodo planificado.
ÁREA DE PRODUCCION
-Programa de Producción-
Consiste en determinar todas las actividades requeridas para la producción y los recursos necesarios para poder cumplir con el programa de ventas.
ÁREA DE PERSONAL
-Plan de personal Consiste en determinar las necesidades del recurso humano necesario para llevar a cabo actividades de la empresa.
TOMA DE DECISIONES
Cuando el gerente ha identificado un problema que requiere atención, es preciso identificar los criterios de decisión.
Criterios de la decisión factores que son importantes en la decisión. La importancia de los criterios no es la misma. Por consiguiente, debemos asignar valores, o pesos, a los puntos enumerados con el objetivo de colocarlos por orden de relativa prioridad para la decisión.
La toma de decisiones por lo general se describe como elegir una de varias alternativas, porque la toma de decisiones es un proceso y no un simple acto de elegir alternativas. Que podría solucionar el problema y terminar con la evaluación de la eficacia de la decisión.
El proceso de la toma de decisiones como un conjunto de 8 pasos que empieza al identificar un problema, sigue con la elección de una alternativa
1.- identificar un problema
2.- identificar criterios de decisión
3.- asignar valores a los criterios
4.- desarrollar alternativas
5.- analizar alternativas
6.- elegir una alternativa
7.- implementar la alternativa
8.- evaluar la eficacia de la decisión
La toma de decisiones por parte de los gerentes supuestamente es racional, porque estos eligen opciones, en forma congruente y que aumenta el valor, dentro de determinadas restricciones.
La persona que toma una decisión, si fuera perfectamente racional, tendría que ser totalmente objetiva y lógica.
Toda persona que toma una decisión imprime una serie única de características personales a sus esfuerzos para resolver un problema.
TÉCNICAS PARA LA TOMA DE DECISIONES
Lluvia de ideas.- proceso para generar ideas que propicia las alternativas, pero evita las criticas.
Técnica nominal de grupo.- técnica para tomar decisiones, en cuyo caso los miembros del grupo están presentes físicamente, pero operan de forma diferente.
Junta electrónica.- tipo de técnica nominal de grupo, en cuyo caso los participantes están ligados mediante computadoras.

METODOS CUANTITATIVOS


MÉTODOS CUANTITATIVOS
Estos métodos también son conocidos como ciencia de la administración e investigación de operaciones. Estos primeramente se aplico en términos militares y después fueron usados por los administradores. A continuación se presentaran los métodos cuantitativos que menos se mencionan.
LA MATRIZ DE RESULTADOS
Es un instrumento para mostrar los posibles resultados que se consiguen al seguir cursos alternativos de acción en diferentes circunstancias. El valor esperado total de cada estrategia se da con la suma de los resultados de la compañía recibirá de aplicar cada estrategia en los tres estados de la naturaleza. Así podemos observar que mediante la creación del cuadro de los resultados esperados con cada estrategia podemos tomar la decisión que optimice los resultados los cuales tienen que tener un soporte contable y económico para poder usarlos en el estudio.
EL ÁRBOL DE DECISIONES Este es un método cuantitativo, en la cual mediante una representación grafica de análisis, se prepara una matriz de resultados con valores esperados. Este se obtiene al multiplicar el valor condicional de un resultado por la probabilidad que ocurra. Este árbol, describe cada alternativa o estrategia como la rama de un árbol. Así podemos ver los valores condicionales, los pesos proporcionados por las probabilidades asignadas y el valor esperado final de cada rama. Así se pueden comparar los frutos económicos previstos por cada alternativa.
CLASES DE PLANES OPERACIONALES
Aunque los planes operacionales sean heterogéneos y diversificados, se pueden clasificar en cuatro clases:
1.- Planes relacionados con métodos, denominados procedimientos.
2.- Planes relacionados con dinero, denominados presupuestos.
3.- Planes relacionados con tiempo, denominados programas.
4.- Planes relacionados con comportamiento, denominados reglamentos.
PROCEDIMIENTOS
Son una serie de pasos detallados que indican como cumplir una tarea o alcanzar un objetivo preestablecido. Los procedimientos constituyen guías de acción y son más específicos que las políticas. En conjunto con otras formas de planeación, tratan de evitar la confusión por medio de la dirección, coordinación y articulación de las operaciones de una empresa.
CLASES DE PROCEDIMIENTOS
Flujograma vertical
Refleja la secuencia de una rutina mediante filas que representan las diversas tareas o actividades necesarias para ejecutar la rutina y columnas que representan, respetivamente, los símbolos de las tareas u operaciones, los empleados involucrados en la rutina, tareas u operaciones ejecutadas, el espacio requerido para la ejecución u operación y el tiempo empleado. El flujograma vertical también conocido grafica de análisis de proceso.
Flujograma horizontal
Utiliza los mismos símbolos del flujograma vertical y hace énfasis en los órganos o las personas involucradas en determinado procedimiento o en rutina. El flujograma horizontal permite visualizar permite visualizar la pate que corresponde a cada uno, y comparar la distribución de las tares entre todos los involucrados, para lograr una posible racionalización o redistribución o para tener una idea de la participación existente y facilitar los trabajos de coordinación e integración.
Flujograma de bloques
Se basa en una secuencia de bloques encadenados entre sí, cada uno de los cuales tiene un significado. Este representa dos ventajas: utiliza una simbología más amplia y variada y no se restringe a filas y columnas preestablecidas en la grafica. Lo utilizan los analistas de sistemas para representar gráficamente las entradas. Operaciones y procesos, salidas, conexiones, decisiones, archivo, etc., que construyo en el flujo o secuencia de las actividades de un sistema cualquiera.
PRESUPUESTOS
Son los planes operacionales con el dinero manejado en determinado periodo. Los presupuestos generalmente abarcan un año, correspondiente al ejercicio fiscal de la empresa.
Listas de verificación
Las listas de verificación constituyen otros tipos de los procedimientos rutinarios del nivel operacional.
PROGRAMAS
Las programaciones constituyen los planes operacionales relacionados con el tiempo. Consta básicamente de planes que correlacionan dos variables: tiempo y actividades que deben de ejecutarse.
Cronograma
El programa más sencillo es el cronograma: una grafica de doble entrada en que las filas configuran las tareas o actividades y las columnas definen los periodos, generalmente días o meses.
Diagrama de Gantt
Este tipo de cronograma bastante sencillo es el denominado diagrama de Gantt, cuyas columnas marcan el tiempo en semanas o meses.
PERT
El PERT o técnica de evaluación y revisión de programas es otro modelo de planeación operacional utilizado en actividades de producción y proyectos de investigación y desarrollo. El modelo básico de PERT es un sistema lógico basado en cinco elementos principales:
A) Red
B) Asignación de recursos
C) Consideraciones de tiempo y de costo
D) Red de rutas y
E) Ruta critica
El PERT es un modelo de plan operacional que permite llevar también un esquema de control y evaluación de los programas y proyectos, pues el administrador puede evaluar el progreso alcanzado comparándolo con estándares de tiempo predeterminados.
Camino critico
Este método, es un proceso administrativo de planeación, programación, ejecución y control de todas y cada una de las actividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

El Método del Camino Critico consta de dos ciclos:

- Planeación y Programación.

Definición del proyecto
Lista de Actividades
Matriz de Secuencias
Matriz de Tiempos
Red de Actividades
Costos y pendientes
Compresión de la red
Limitaciones de tiempo, de recursos y económicos
Matriz de elasticidad
Probabilidad de retraso

-Ejecución y Control.

Aprobación del proyecto
Ordenes de trabajo
Gráficas de control
Reportes y análisis de los avances
Toma de decisiones y ajustes

UNIDAD 2 "TÉCNICAS DE PLANEACIÓN"


TÉCNICAS DE PLANEACIÓN
Para planear eficazmente es imprescindible valerse de herramientas que permitan al administrador, optimizar los recursos y lograr resultados eficientes.
La finalidad de las técnicas de planeación es que el administrador que las utilice tome las dedicaciones más adecuadas de acuerdo con la situación específica del medio y de la organización en donde actué; la complejidad de estas técnicas varia y su utilización dependerán de los recursos, de los tamaños y factores inherentes a cada una de las empresas.